Видове документи: заявление, жалба, CV, автобиография, декларация, служебна бележка, удостоверение, пълномощно, организационно-разпоредителни документи, справочно-информационни документи, делово писмо, препоръка, характеристика, доклад, докладна записка, договор.

Видове документи

След като се определи целта на документа, следва да се избере подходящия вид документ. Лесно разпознаем тип и формат на документа повишава цялостната му съгласуваност и възможността на аудиторията да го използва ефективно. Следователно, повечето документи съответстват на относително-стандартни типове документи, които представят информация в стандартен формат. Почти всички технически документи съотвестват на един от следващите стандартни видове документи.

Заявление- Административно оформен документ, отправен към институция, учреждение и под., съдържащ молба (за назначаване на работа и др. ); молба.

Жалба- Устно или писмено оплакване от нередности с молба да бъдат отстранени.

CV-  на латински: curriculum vitae е професионална автобиография, която се използва широко при подаване на документи при кандидатстване за работа или при писмено представяне. В буквален превод от латински означава „история на живота“.

Най-общо са известни 3 вида CV по отношение на структурата:

Хронологичен вид – използва се най-често при кандидатстване за работа. Върши добра работа, когато кандидатът се развива професионално в една и съща специалност. Данните в следващите части, показващи периоди, се представят в обратен хронологичен ред – от настоящето към миналото. След персоналните данни се представя информация за образованието (период, вид на образованието, образователна институция, получена образователна степен). След образователните нива се представя професионалната кариера на кандидата (отново в обратен хронологичен ред). Тя следва да включва период, название на фирмата, вида на работата (длъжността), в някои случаи се изисква да се запише и името на ръководителя на фирмата (за справка). Следващите раздели дават информация за интересите, достиженията, допълнителните квалификации и престижните награди на кандидата, както и списък на препоръките, получени от предшестващи работодатели или авторитетни личности.

Целеви вид – служи при лица, които имат богат професионален опит и кандидатстват за по-висок пост в същата област и основна цел на автобиографията е да обърне внимание върху конкретните възможности на кандидата, вкл. и идеите, които кандидатът има за бъдещата си дейност. При този вид CV кандидатът представя образователното си и професионалното си израстване единствено в областта на кандидатстването.

Функционален вид – използва се при подаване на документи за работа, в която кандидатът няма достатъчно опит и той основно набляга на мотивацията си, качествата си и на идеите си, с които иска да привлече вниманието на работодателя.

Автобиография

Въведение:

“Автобиография” или “Как да напиша автобиография” са изключително често срещани търсения в интернет пространството. Това е нормално, защото ежедневно се съставят и изпращат редица автобиографии от хора, търсещи работа, към различни компании и фирми. Добрата автобиография е ключът към така желаната позиция и следва да се отдели достатъчно време, за да бъде качествено съставена. Едно от основните правила е да се създава отделна автобиография за всяка позиция, за която се кандидатства. Попълвайки настоящия въпросник това вече става бързо и лесно.

Използвай Автобиография, ако:

Кандидатстваш за работа.Не си сигурен какво трябва да включиш като информация при съставянето на автобиография.

Какво задължително се включва в Автобиография

Лични данни за лицето, което я съставя. Колкото и очевидно да е, това изискване често се подценява и води след себе си негативни последици за кандидата. В повечето случаи работодателите посочват информацията, която се изисква от тях във връзка с кандидата. Именно тази информация и следва да им бъде дадена в автобиографията. С други думи, ако работодателят не е изискал информация например за възрастта и гражданството на кандидата, препоръчително е те да не се пишат. От друга страна, ако е поставил изискване за постоянен адрес, такъв следва да бъде посочен.

Предишен опит, свързан с позицията, за която се кандидатства. Това също бива често пренебрегвано и се отразява негативно на редица кандидати. Важно е опитът, който се посочва да е свързан именно с новата работа, за която се кандидатства. Автобиографии, които са просто “напълнени” с ненужно съдържание често биват пренебрегвани. За работодателя е важна не просто заеманата позиция, ами конректните задължения и постигнатите резултати

Образование. Трябва да се посочат образователните степени, които са свързани с позицията, за която се кандидатства. Понякога наличието на висше образование, макар и да не е директно свързано с позицията, представлява предимство и е препоръчително да бъде посочено.

Допълнително съдържание в Автобиография

Снимка. Тя може както да бъде изключително полезна, така и да навреди на твоята кандидатура. Препоръчително е да бъде добавяна единствено, когато работодателят изрично я е поискал.

Доброволчески опит. Представяне на твоите странични занимания и проекти може значително да повиши шансовете ти при кандидатстване за работа. И тук важи основното правило, че следва да се посочват единствено неща, свързани с позицията, за която се кандидатства. Ненужни факти по-скоро ще намалят твоите шансове.

Умения, лични качества и допълнителна квалификация. Тук следва да се отбележат онези твои умения, които са търсени от работодателя и които ще допринесат за ефективното изпълнение на работата. Това може да бъдат чужди езици, специфични компютърни знания, работа с различни програми или машини. Лични качества пък са онези, които те характеризират в личен и професионален аспект. Това могат да бъдат например организираност, адаптивност, умение за работа в екип, умение за работа с клиенти и други такива. Ако си положил допълнителни изпити, защитил си дадени сертификати, участвал си в конференции и семинари и други подобни, също е препоръчително това да бъде отбелязано в автобиографията, доколкото разбира се това е свързано с позицията, за която се кандидатства.

Декларация- Документи, с които се декларират обстоятелства. Най-често се ползват за различни институции, при извършване на нотариални сделки, при работа с партньори и т.н.

Служебна бележка и удостоверение:

Служебната бележка е документ, който удостоверява получено възнаграждение по извън-трудово правоотношение. Документът се издава по бланка, одобрена от Министерството на финансите. Съдържа информация за удържания данък и за внесени осигуровки.

Служебната бележка и Удостоверението са документи, които се издават от организацията за удостоверяване на определени факти с юридическо значение, които служат пред съответни инстанции.

Разликата между двата документа се състои в това, че Служебната бележка има еднократна доказателствена сила, а Удостоверението постоянна. В Удостоверението задължително се вписват и паспортните данни на лицето, на което се издава. То получава изходящ номер, т. Е. задължително се регистрира, докато за Служебната бележка няма такова изискване.

Пълномощно:

Пълномощното е писмен документ от общ характер, с който се изразяват взаимоотношенията между две страни – упълномощител и упълномощен. В него се посочват правата, предоставени от упълномощителя на упълномощения и задълженията, които произтичат от това. Пълномощното има определен срок на валидност. Издава се в два екземпляра и се извежда в изходящия дневник на фирмата. Пълномощните се заверяват от нотариус, когато се отнасят за дейности извън фирмата. Служебните пълномощни се подписват от главния счетоводител и от ръководителя на институцията. Съдържанието на пълномощното може да се оформя на бланки с формат А5-L, а при по-голям текст – и на бланка А4-Н.

Когато не можете да присъствате на определено място в определен момент, за да сключите желаната от вас сделка, да вземете официален документ или да получите плащане, можете да упълномощите някого да извърши тези действия от ваше име и за ваша  сметка. Със създаването на пълномощното вие , като упълномощител, овластявате лице, на което имате доверие, да ви представлява по такъв начин, че неговите действия да пораждат правни последици за вас. С пълномощното вие предоставяте представителна власт на вашият пълномощник, което означава, че му давате правото да ви представлява и да извършва редица действия от ваше име.

Форма на упълномощаването/ пълномощното.

Упълномощаването се извършва в определена форма само ако такава е необходима за извършването на правното действие (например писмена за поръчителство). Ако договорът трябва да бъде сключен в нотариална форма (договор за покупко-продажба на автомобил или недвижим имот, доброволната делба), упълномощаването може да бъде направено и писмено с нотариална заверка на подписа и съдържанието, извършени едновременно.

Организационно-разпоредителни документи:

Този вид документи се създават от органите на върховната и разпоредителна власт, от държавните, обществените, стопанските, културните и други институции, от фирмите и техните структурни поделения (направления, дирекции, управления).

По своята същност те съдържат в категорична форма вътрешно-организационни въпроси, свързани с работата на съответните институции и са задължителни за изпълнение.

Към организационно-разпоредителните документи съгласно БДС се отнасят документите: Заповед, Решение, Указание, Акт.

Справочно-информационни документи:

Протоколи

Протоколът е документ, който отразява факти, свързани с работата на институцията; дава основание за вземане на управленски решения; служи за справка и информация.

Според обема на отразената в него информация той може да бъде пълен (стенографски), кратък (включващ основните моменти) и препис извлечение. Според вида на отразената информация протоколът може да бъде: учредителен, ревизионен, констативен, споразумителен, заключителен и др.Реквизитите на протокола са:име на институцията, която провежда форума; наименование на протокола; пореден номер и дата; Пълният (стенографски) протокол съдържа:

заглавна страница (съдържа името и адреса на институцията, която провежда форума, име на документа Стенографски протокол“, наименование на форума: конгрес, конференция, общо събрание, семинар);опис на съдържанието на протокола (извежда се след заглавната страница, отбелязва реда на заседанията,докладите, изказванията и решенията по тях, имена на докладчици и изказващи се, поздравителни адреси и приветствия, приложения към протокола);

извлечение от дневния ред и решенията (след всяка точка от дневния ред се вписва взетото решение);съдържателна част (същински протокол) – включва: дата, ден, час, място на провеждане на форума,организационна структура – приветствия, кворум,дневен ред, избор на водещ и секретар (протоколчик), на комисии; ход на форума – доклади, изказвания, решения; закриване на форума (записвасе часът на приключване).подписи на водещия, секретаря и преброителите(ако има такива);приложения (ако има такива);заключителна част (съдържа данни за обема на протокола, в колко екземпляра е съставен и предаден на възложителя, външен вид, текстообработваща програма, срок на съхранение на записа при стенографа, адрес за контакт и подпис на стенографа.Протоколът се предава на възложителя на хартиен носител (разпечатка), електронен носител или комбинирано.

Делово писмо:

Деловите писма са важна част от публичния живот на съвременното общество. Към тях се прибягва, когато трябва да се разрешат въпрости от политически, обществен или икономически характер. За разлика от личните писма, в които общуването може да бъде и по- непосредствено, а използваните изразни средства да са по- непринудени, деловите писма се отличават съссвоята сдържаност и строгост. Тяхната форма се определя от особеностите на ситуацията на общуване.

Целите, с които се пишат деловите писма, са изключително разнообразни: поръчки, запитвания, рекламации, покани, потвърждения за поръчки, отговори на запитвания, търговски предложения (оферти), напомняния за непогасени задължения и още много други.

Препоръка:

Най-общо казано, препоръката е документ, с който удостоверяваме кой, кога, какво е работил и най-вече какво е нашето впечатление как конкретната работа е била извършена. Документът може да е официален, но препоръката може да е под формата на коментар в социалните мрежи или устна.

По принцип препоръките най-често се издават при смяна на работното място или за завършване на служебен ангажимент, било то краткосрочен или дългосрочен. Но е възможно тя да се предостави и след извършен проект, при кандидатстване за висше учебно заведение, при желание за включване в работна група и т.н. Препоръките могат да бъдат индивидуални, но и на фирмено ниво. Компаниите например много се стараят да взимат препоръки за извършена работа – това печели доверието на бъдещи клиенти, а и огромна част от тръжните процедури имат изискване за подобни документи.

Характеристика:

Длъжностната характеристика е документ, който се отнася до конкретна длъжност в конкретна компания.

Длъжностната характеристика е ключов инструмент за управлението на изпълнението на служителя, както и за определяне на потребността му от обучение, развитие. Също така, тя служи и за намиране на нов служител, когато длъжността е вакантна.

Това означава, че т.нар. “готови” длъжностни характеристики няма да ти вършат работа. По-добре е да създадеш свои собствени характеристики, валидни само за длъжностите, които съществуват в твоята компания.

Доклад:

Доклад или още отчет е който и да е било информационен текст, творба (обикновено писан текст, реч, телевизионен материал или филм), направен със специфичната цел да предаде информация, да разкаже или изложи определени събития в една обширна представяща ги форма.[1]

Писмените доклади са документи, които представят фокусирана, лесно смилаема информация и съдържание за определена аудитория. Те се използват често за да покажат резултатите от експеримент, разследване или справка. Аудиторията може да бъде затворена (докладът да бъде предназначен за частна компания или агенция) или това да бъде широката публика. Докладите са използвани от правителства, в бизнеса, в образованието, в науката и в други полета на човешка дейност.

Докладите използват графики, изображения, глас и специализиран речников актив, за да убедят определена аудитория да предприеме определени действия (виж реторика). Допълнително могат да се ползват таблици, графики и т.н.

Видовете доклади са: научен доклад, годишен доклад и т.н.

Докладната записка: е писмено съобщение на длъжностно лице до ръководителя на организацията, в което се съдържа изложение по някакъв въпрос със съответните изводи и предложения, но за разлика от Доклада тя може да бъде написана и от външно лице или нещатен сътрудник на фирмата.

Тези документи имат входящ/изходящ номер и дата и могат да се придружават от Описи и Справки.

Договор:

Договорът е съглашение между две или повече страни, което установява, определя или прекратява техни права и задължения.

Договорът исторически възниква като институт на гражданското право (виж и гражданин, гражданство и гражданско общество). В ново време, във връзка с развитието на теорията на правото с науката за правото, договорите са предмет на изучаване от специализиран правен институт, наричан облигационно право.