Същност, роля, значение и принципи на бизнес комуникациите.

Комуникацията е процес на взаимодействие между хората, информационен процес, отношение между хората един към друг и взаимно влияние и разбиране. Бизнес-комуникацията представлява обмен на информация, чувства и усещания в процеса на организационната, деловата и фирмената дейност.

Роля и значение на бизнес комуникациите

Комуникацията е неизменна част от нас , от нащето ежедневие. Ние обменяме не само информация , но и чувства , емоции , преживявания.

Ние общуваме почти непрекъснато и навсякъде. Но когато говорим за ролята на комуникацията в бизнес средите  говорим за конкурентоспособността и професионализма в тази област. Бизнес комуникацията е основната функция,  от която зависи успеха на всеки бизнес.  Независимо дали е писмена или устна , комуникацията е проводникът , чрез който бизнеса говори на своите потребители. Една организация, която осъществява ясна съдържателна и подходяща за случая комуникация с клиентите и партньорите , обществеността , както и със служителите има реални шансове да изгради добри основи за своето бъдеще.

Комуникацията е механизма , чрез който управлението направлява работещите и те от своя страна дават информация и обратна връзка , която е от изключителна важност за вземането на решения.

Онова , което е важно за комуникацията на бизнес ниво , е приложимо и на индивидуално ниво. Комуникационните умения са съществен елемент на  лидерството . Макар малко от нас да могат да бъдат наречени „красноречими оратори” , всички успещни водачи са ясни и целенасочени в своята комуникация , а това вдъхва увереност и доверие у хората.

Принципите на бизнескомуникациите дават насоките за определяне съдържанието и стилът на съобщенията . Принципите са следните:

• Пълнота съобщенията трябва да съдържат всички необходими факти, данни и указания, т.е. да се отговори на въпросите: Кой?, Какво?, Къде? Кога? Защо? Колко?;
• Краткост – краткостта не бива да става за сметка на съдържанието, а за сметка на повторения, излишни думи, паразитни фрази;
• Уважение – да зачитаме интересите на партньорите, като не пренебрегваме нашите;
• Конкретност – да се говори точно и ясно по предмета на разговора, да се избягват общите фрази;
• Яснота – съобщението трябва да бъде предварително обмислено, да съдържа кратки изречения и разбираеми думи;
• Учтивост – основава се на уважение към другите. Това се постига, когато сме искрени, тактични и разумни;
• Съобщенията трябва да бъдат добре граматически и стилово изложени, да съдържат верни и проверени факти и данни.

Основни характеристики на деловото общуване

В деловите отношения между предприятия, фирми учреждения, институти, както и между отделните участници в тях хората, се осъществяват многообразни връзки и контакти, които се проявяват чрез различни форми и начини на общуване. Съвкупнстта от взаимоотношенията и поведението на участниците в деловия живот най-общо може да се нарече бизнес комуникации, делови контакти или делово общуване.

За всяка обществена, стопанска, търговска и друга дейност е необходимо да се създаде съответна организация. Но каквато и да е организацията, тя не може да функционира без комуникации, т.е. без делови връзки. Дейността на хората, учавстващи в дадена организация, изисква те да си взаимодействат, да реагират, да влизат във взаимоотношения помежду си и с хора от други организации. С други думи хората трябва да общуват, да имат съответното поведение. По-конкретно това означава хората да си разменят информация, идеи, планове, да правят поръчки за необходимите доставки, да предлагат стоки и услуги, да преговарят, да правят срещи, съвещания, обсъждания и предложения, да сключват договори и споразумения.

Комуникациите устни или писмени, добрите ви отношения с контрагентите имат голямо значение не само за ефективното функциониране на предприятието или фирмата, за деловата работа, но играят съществена роля за успеха както във вашата трудова дейност, така и във вашия личен живот.              Ако може да се общува ефективно говоримо и писмено, то се притежава едно важно, много ценно умение. Това умение, тази способност все повече се цени във бизнеса не само в страните с развита пазарна икономика, но и в страните, намиращи се в прехода към пазарна икономика.

Служителят трябва:

• да може да контактува ефективно на всички равнища на управлението;
• да има достатъчен опит или подготовка за устно или писмено представяне и показва добри способности за писмена работа;
• да прави специални анализи, да извършва проучвания и да подготвя доклади и предложения;
• да има способности з делови контакти и да продава идеи;
• да бъде в състояние компетентно да води кореспонденция;
• да може да установява и поддържа добри отношения с клиентите;
• да умее да събира, анализира и интерпретира информация, както и да пише анлитични доклади.

В заключение трябва да подчертаем нарастващата роля на правилните делови контакти и поведение както вътре в предприятието, така и на дадено предприятие с други предприятия и учреждения за усъще-ствяването на успешен бизнес.

Видове комуникации

Видове бизнес комуникации от гледна точка на използваните средства

Средствата за комуникация по своя произход са обществени и индивидуални и в зависимост от тях се различават следните видове комуникации:

• Вербална /устна комуникация/ – тя използва като средство човешката реч и се осъществява при срещи лице в лице, при разговор по стационарен или мобилен телефон, видеотелефон, интерком, диктофон;
• Невербална средство за общуване е езикът на тялото /мимики, жестове, пози/. Осъществява се само при срещи лице в лице.
• Писмена /епистоларна/ комуникация използва като средство писмеността и се осъществява чрез бизнес документи, телекс, факс, графики, таблици, чертежи, телетекс, електронна поща, Интернет.

Видове комуникации според броя на участниците в комуникацията

• Междуличностна комуникация тя е с участието на двама, но има ситуации, в които се включват с присъствието си наблюдатели, присъстващи свидетели и др. Експертите я определят като един от идеалните модели за общуване поради яснотата на ситуацията и контрола над участниците.
• Групова комуникация това е вариант на комуникация в група от хора, между група от хора и един човек. Различията тук се определят от вида на комуникацията, която се определя от различните цели между отделните групи. Груповата комуникация, изисква познания за психология на групата и информация за състава, целите и намеренията на групата.
• Вътрешноличностна комуникация тази комуникация всъщност е общуване на човек сам със себе си (автокомуникация). Създаването на своебразен вътрешен монолог, разговор с вътрешния глас и др. са известните прояви на тази комуникация.
• Масова комуникация тази комуникация предполага получаване и използване на съобщение от голяма аудитория, различни видове публики с различни интереси, интелект и мотивация. Сред най-известните са комуникациите с различните видове медии, новите медии и др.